Executive Personal Assistant (Young Executive)

Bergabunglah dengan kami di Private Advertiser, sebuah perusahaan iklan privat yang sedang berkembang pesat di Jakarta Barat. Kami mencari seorang Executive Personal Assistant (Young Executive) yang handal untuk memberikan dukungan komprehensif bagi Direktur kami yang mengelola dua bisnis yang sukses. Peran ini menawarkan kesempatan untuk berkontribusi langsung pada kesuksesan perusahaan iklan yang dinamis dan berorientasi pada klien.

Sebagai Executive Personal Assistant, Anda akan bertanggung jawab untuk mengelola jadwal yang padat dan beragam, mengatur komunikasi internal dan eksternal, serta menyediakan dukungan administratif yang diperlukan. Anda akan bekerja dengan seorang direktur yang sangat aktif dan memiliki visi yang kuat, memastikan bahwa setiap detail operasional berjalan lancar dan efisien.

📋 Tanggung Jawab Pekerjaan

• Mengelola jadwal dan prioritas direktur dengan menggunakan Microsoft Outlook dan sistem manajemen tugas seperti Trello atau Asana.
• Menyusun dan mengirimkan dokumen resmi dan komunikasi internal melalui Microsoft Word dan Outlook.
• Mengatur pertemuan, memesan tiket pesawat, dan mengelola perjalanan bisnis dengan menggunakan sistem reservasi seperti Traveloka atau Traveloka.
• Menyediakan dukungan administratif untuk proyek-proyek spesifik direktur, termasuk penyiapan presentasi dan laporan menggunakan Microsoft PowerPoint.
• Mengelola komunikasi internal dan eksternal, termasuk email, telepon, dan pertemuan, dengan memastikan semua komunikasi disampaikan dengan tepat dan tepat waktu.
• Mengatur dan mengelola agenda pertemuan direktur, termasuk mengundang tamu, menyiapkan ruang pertemuan, dan menyediakan catatan pertemuan.
• Menyediakan dukungan logistik untuk acara-acara perusahaan, termasuk mengatur tempat, mengirim undangan, dan mengelola daftar kehadiran.
• Memastikan semua dokumen dan catatan administrasi disimpan dengan rapi dan dapat diakses dengan mudah menggunakan sistem manajemen dokumen seperti Google Drive atau Dropbox.

🎓 Kualifikasi & Syarat

• Minimal 3 tahun pengalaman sebagai Personal Assistant atau peran serupa di perusahaan iklan atau industri terkait.
• Penguasaan tingkat mahir dalam menggunakan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Pengalaman dalam mengelola jadwal dan prioritas untuk eksekutif tingkat tinggi.
• Kemampuan komunikasi yang baik, baik lisan maupun tertulis, dalam bahasa Inggris dan Indonesia.
• Kemampuan untuk bekerja dengan diskresi dan kerahasiaan tinggi.
• Kemampuan untuk bekerja dalam lingkungan yang dinamis dan bertekanan tinggi.
• Kemampuan untuk bekerja secara independen dan mandiri.
• Pendidikan minimal Sarjana (S1) dari perguruan tinggi terkemuka.

🛠️ Keahlian

Lowongan Terkait